Der Schadensmelder der Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg BeheBes ist ein innovatives, webbasiertes Meldeportal, das es den Bürgerinnen und Bürgern der Verbandsgemeinde Otterbach‑Otterberg ermöglicht, kommunale Anliegen einfach und effizient an die Verwaltung zu übermitteln. Ob es sich um Schlaglöcher, defekte Straßenbeleuchtung oder Umweltprobleme handelt – Bürger:innen können ihre Anliegen direkt über das Portal einreichen, den Status ihres Tickets verfolgen und über die Bearbeitung informiert bleiben. Die Entwicklung von BeheBes begann im Jahr 2023 mit dem Ziel, eine benutzerfreundliche, digitale Lösung für die Verwaltung von Bürgeranliegen zu schaffen. Im selben Jahr wurde das System zunächst in der Gemeinde Otterbach im Testbetrieb eingeführt, um erste Erfahrungen zu sammeln und die Funktionalitäten weiter zu optimieren. Nachdem das System erfolgreich getestet wurde, erfolgte 2025 der roll-out auf die gesamte Verbandsgemeinde. Das Besondere an BeheBes ist die Integration eines selbstgehosteten KI-Systems, das auf der Phi3.5 AI LLM (Large Language Model) basiert. Diese KI übernimmt die automatische Kategorisierung der eingehenden Anfragen, was den Sachbearbeitern der Verwaltung hilft, schneller und gezielter auf die Anliegen der Bürger:innen zu reagieren. BeheBes ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch datenschutzkonform. Die Bürger:innen müssen bei der Nutzung des Portals ihre Zustimmung zur Datenschutzerklärung geben, bevor sie ihre Meldungen einreichen. Die erfassten Daten werden sicher verarbeitet, und durch das Portal erhalten die Bürger:innen automatische Bestätigungs-E-Mails und Benachrichtigungen über den Status ihrer Anfragen. Zudem können die Bürger:innen jederzeit den Bearbeitungsstatus ihres Tickets einsehen und sich über Fortschritte oder abgeschlossene Arbeiten informieren. Diese Transparenz fördert das Vertrauen und die Zufriedenheit mit den kommunalen Dienstleistungen. Das Backend von BeheBes wurde auf einem LAMP-Stack entwickelt und bietet eine robuste und skalierbare Lösung. Die Anbindung an das interne Ticketsystem der Verbandsgemeinde ermöglicht eine nahtlose Bearbeitung der Anliegen. Zusätzlich wird BeheBes perspektivisch auf GitHub veröffentlicht, sodass andere Gemeinden und Entwickler von der Open-Source-Lösung profitieren können. Die langfristige Vision von BeheBes ist es, die Kommunikation zwischen Bürger:innen und Verwaltung weiter zu digitalisieren und die Effizienz in der Bearbeitung von Anliegen zu steigern. In Zukunft soll das System kontinuierlich weiterentwickelt und mit weiteren Funktionen ergänzt werden, um noch mehr Mehrwert für die Bürger:innen und die Verwaltung zu schaffen. BeheBes stellt somit einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung dar und setzt auf innovative Technologien, um die Zusammenarbeit zwischen Bürger:innen und der öffentlichen Verwaltung zu verbessern.

Das Problem:

Die Verwaltung von Bürgeranliegen in vielen Kommunen erfolgt bislang größtenteils manuell oder über unzureichend digitalisierte Prozesse. Dies führt häufig zu langen Reaktionszeiten, unübersichtlichen Workflows und einem Mangel an Transparenz für die Bürger:innen. Bürger:innen haben zudem oft keine Möglichkeit, den Status ihrer Anfragen nachzuvollziehen oder erhalten keine schnelle Rückmeldung, was zu Frustration und einem Vertrauensverlust in die Verwaltung führen kann.

Ziele:

Das Hauptziel von BeheBes war es, eine benutzerfreundliche und effiziente Plattform zu schaffen, die sowohl den Bürger:innen als auch der Verwaltung einen einfachen, transparenten und schnellen Austausch ermöglicht. Dabei wurde besonderer Wert auf Datenschutz und die einfache Handhabung gelegt. Die Lösung sollte es den Bürger:innen ermöglichen, ihre Anliegen bequem über ein Online-Portal einzureichen, und der Verwaltung eine schnelle und gezielte Bearbeitung der Anfragen bieten.



Um dieses Ziel zu erreichen, wurde ein webbasiertes System entwickelt, das eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Bürger:innen sowie eine leistungsstarke Backend-Infrastruktur für die Verwaltung bietet. Die KI-gestützte Kategorisierung der Anfragen sowie die Integration mit einem Ticketsystem und der Möglichkeit, den Status eines Anliegens in Echtzeit nachzuverfolgen, sind zentrale Komponenten dieser Lösung.